Datenschutz­erklärung

Wer wir sind

Miross ist ein Helpdesk für Marktplatz-Händler, erreichbar unter miross.io und app.miross.io und betrieben von MIROSS LABS, S.L. (NIF B05706981), Calle Isabel Colbrand 6, Piso 2, 28050 Madrid, Spanien. Bei allen Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an privacy@miross.io.

In Miross gibt es zwei Arten personenbezogener Daten, und wir haben bei jeder eine andere Rolle. Für Ihr Konto und unsere Website entscheidet Miross, wie die Daten verwendet werden (wir sind Verantwortlicher). Für die Konversationen, die Sie in Miross bearbeiten, entscheiden Sie, und wir verarbeiten sie ausschließlich nach Ihren Weisungen (Sie sind Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter). Diesen zweiten Fall regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Daten, die wir über Sie erheben

• Konto: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort, das wir ausschließlich als Argon2id-Hash speichern. Wenn Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung einschalten, außerdem deren geheimer Schlüssel, verschlüsselt gespeichert, und Ihre Wiederherstellungscodes, ausschließlich als Hashes gespeichert.
• Workspace: sein Name, Mitglieder, Rollen, Einstellungen, Regeln und Vorlagen.
• Sicherheitsprotokolle: Anmeldungen, Sitzungen mit IP-Adresse und Browser sowie ein Audit-Log über Sendevorgänge, Aktionen und Änderungen an Einstellungen.
• Abrechnung: Ihr Tarif und der Status Ihres Abonnements. Zahlungsdaten liegen bei Stripe, nicht bei uns.
• Warteliste: die E-Mail-Adresse, die Sie uns geben, und, falls Sie es angeben, was Sie verkaufen und wo. Wir verwenden sie einmalig, um Sie einzuladen.
• Nutzung der KI-Funktionen: Token-Zähler je Workspace, zur Abrechnung des Verbrauchs. Nicht die Inhalte.

Daten, die Sie in Miross einbringen

Wenn Sie einen Marktplatz, ein Postfach oder ein Chat-Konto verbinden, importiert Miross die dortigen Konversationen: Nachrichten, Anhänge sowie Namen und Kontaktdaten Ihrer Kunden. Für das Bestellpanel speichert es außerdem die Bestellung, um die es in einer Konversation geht: Bestellnummer, Artikel, Preise, Status, Lieferort und Lieferland sowie Sendungsverfolgung. Die Zugangsdaten dieser Konten werden vor dem Speichern mit AES-256-GCM verschlüsselt und nie wieder angezeigt.

Das Live-Chat-Widget, das Sie in Ihren Shop einbinden können, ist ebenfalls ein Kanal: Sie sind Verantwortlicher für das, was Besucher senden, und Miross ist Ihr Auftragsverarbeiter. Zu jedem Besucher speichert Miross den Namen und die E-Mail-Adresse, die er angibt, ein Token seines Browsers und seine IP-Adresse, beide nur als Hash (die IP-Adresse dient nur der Begrenzung von Anfragen), die Nachrichten und Dateien, die er sendet, und den Zeitpunkt seines letzten Besuchs. E-Mails an Besucher, etwa eine verpasste Antwort oder ein angeforderter Verlauf, laufen über Resend und werden als „<Ihr Shop> via Miross“ mit Ihrer Support-Adresse als Antwortadresse gesendet.

Diese Daten gehören Ihnen. Wir verwenden sie, um Ihnen Ihren Posteingang anzuzeigen und auszuführen, was Sie anfordern (eine Antwort senden, übersetzen, eine Regel ausführen). Wir verkaufen sie nicht, werten sie nicht für Werbung aus und nutzen sie nicht zum Trainieren von KI-Modellen.

Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes, für den Sie sich registriert haben: Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen.
• Schutz der Konten, Verhinderung von Missbrauch und Führung eines Audit-Logs: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst.
• Rechnungsstellung und Führung der Buchhaltungsunterlagen: rechtliche Verpflichtung.
• E-Mail an Sie, wenn die Warteliste geöffnet wird: Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

KI-Funktionen

KI ist für jeden Workspace standardmäßig eingeschaltet. Übersetzung, Zusammenfassungen, Entwürfe, vorgeschlagene Aktionen, Formalisieren, die Transkription von Sprachnachrichten und das Lesen von Bildern und Dokumenten senden einem Sprachmodell, was sie brauchen: den bereinigten Text der betreffenden Nachrichten (ohne zitierten Verlauf), die Sprachnachricht oder das Bild selbst und bei einem PDF oder Word-Dokument nur den Text, den wir auf unserem eigenen Server extrahieren. Die Anfragen laufen über den EU-Endpunkt von OpenRouter und werden ausschließlich innerhalb der EU entschlüsselt und verarbeitet, von Modellanbietern, die dort tätig sind; diese Anbieter sind verpflichtet, keine Daten zu speichern (Zero Data Retention, abgesehen von Caching im Arbeitsspeicher), und Prompts werden nie zum Training verwendet. Jeder Workspace hat einen einzigen Schalter, der all das abschaltet; ist er aus, verlässt kein Nachrichteninhalt unsere Server zur KI-Verarbeitung, und Ihre Agenten sehen weiterhin die Originale.

Mike, der Assistent, mit dem Ihr Team in Miross spricht, hat einen eigenen Schalter: In einem Workspace, der schon vor seiner Einführung bestand, ist er aus, bis ein Admin ihn einschaltet, ein seither angelegter Workspace hat ihn vom ersten Tag an, und ein Admin kann ihn für den Workspace oder für eine Person abschalten. Stellt ihm jemand eine Frage, erhält ein Sprachmodell die Frage, den Text der an den Chat angehängten Dateien (ein Bild wird als solches gesendet) und das, was er im Workspace nachschlägt, um zu antworten: Fälle und ihre Nachrichten, Bestellungen, Retouren, Produkte, Preise und Verkaufszahlen. Sofern kein Admin in seinen Einstellungen „Kundendaten“ einschaltet, nennt nichts, was er nachschlägt, einen Kunden: weder Name noch E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Straße, nur Bestellnummer, Postleitzahl, Ort, Land und das Gekaufte. Die Nachrichten eines Kunden erreichen ihn ohne die darin genannten E-Mail-Adressen und Telefonnummern mit Ländervorwahl und ohne den Namen und die Telefonnummer aus dem Datensatz dieses Kunden; ein Kunde kann dennoch in eigenen Worten sagen, wer er ist. Seine Anfragen nehmen denselben Weg wie die oben genannten Funktionen: den EU-Endpunkt von OpenRouter, in der EU tätige Modellanbieter, Zero Data Retention und kein Training.

Die KI antwortet nie von sich aus: Nichts, was eine KI-Funktion schreibt, wird an Ihren Kunden gesendet, bevor eine Person aus Ihrem Team es geprüft und auf Senden gedrückt hat. Regeln, die Sie anlegen, senden nur den Text, den Sie für sie geschrieben haben.

Mike antwortet Ihren Kunden nicht. Was er in Ihrem Workspace ändert, bereitet er für die Bestätigung durch eine Person vor oder führt es sofort aus, je nachdem, was seine Einstellungen für die jeweilige Art von Aktion vorsehen, und was er von sich aus tut, steht in seiner Aktivität. Eine E-Mail von seiner eigenen Adresse geht hinaus, wenn eine Person sie bestätigt; nur eine E-Mail an Ihr Team oder an eine von einem Admin hinterlegte Adresse oder eine Reklamation beim Versanddienstleister an die dafür hinterlegte Adresse kann ohne diese Bestätigung hinausgehen.

Wer sonst mit den Daten umgeht

Wir setzen eine kleine Zahl von Dienstleistern ein, die jeweils durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden sind:

• Hetzner Online (Deutschland): Server, Datenbank und Backups, in Nürnberg. Hier liegt die Kopie Ihrer Daten, die Miross speichert.
• Resend (USA): E-Mails für die Relay-Kanäle (Amazon, bol.com und TikTok Shop), E-Mails an Chat-Besucher (verpasste Antworten, Verläufe) und Konto-E-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen, Benachrichtigungen), auf Grundlage der Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework. Resend speichert Nachrichteninhalte, Protokolle und Webhook-Daten bis zu 30 Tage in den USA.
• Unipile (Frankreich, gehostet bei Scaleway): hält die Verbindung zu den Postfächern und Chat-Konten, die Sie verknüpfen. Nachrichten und Medien aus WhatsApp und LinkedIn, Sprachnachrichten eingeschlossen, werden bei Unipile gespeichert, bis das verbundene Konto gelöscht wird; bei IMAP- und Microsoft-Postfächern nur Metadaten; bei Gmail nichts. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter von Unipile enthält optionale Proxy-Anbieter in den USA und in Singapur. Wer eine Verbindung oder den Workspace löscht, löscht damit auch das Konto bei Unipile.
• OpenRouter, Inc. (New York, USA), Verarbeitung in der EU: leitet KI-Anfragen (Übersetzung, Zusammenfassungen, Entwürfe, Vorschläge, Formalisieren, Transkription von Sprachnachrichten, Lesen von Bildern und Dokumenten sowie Mike, den Assistenten) über seinen EU-Endpunkt eu.openrouter.ai weiter, wo sie ausschließlich innerhalb der EU entschlüsselt und verarbeitet werden. OpenRouter erhält nur den bereinigten Text der betreffenden Nachrichten (bei Sprachnachrichten und Bildern die Datei; bei einem PDF oder Word-Dokument nur den Text, den wir auf unserem eigenen Server extrahieren), und nur, solange KI eingeschaltet ist: Sie ist standardmäßig an, und ein Schalter pro Workspace stellt sie ab. Für Mike erhält es die Frage, den Text der an den Chat angehängten Dateien und das, was er im Workspace nachschlägt, um zu antworten, und nur, solange Mike eingeschaltet ist. Übermittlungsmechanismus: Standardvertragsklauseln (Modul 2) gemäß dem öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenRouter. Abrechnungsdaten, Konto- und Authentifizierungsdaten, Sicherheitsprotokolle und Metadaten zur Missbrauchsüberwachung bei OpenRouter können außerhalb der EU verbleiben; sie betreffen das Konto von Miross bei OpenRouter, nicht Nachrichteninhalte.
• Modellanbieter, an die OpenRouter weiterleitet, alle in der EU tätig: Mistral AI (Frankreich), Amazon Web Services (Irland), Google Cloud (EU) und Microsoft Azure (EU, für Fallzusammenfassungen und Mike). Sie sind verpflichtet, keine Daten zu speichern (Zero Data Retention, abgesehen von Caching im Arbeitsspeicher), und trainieren nie mit den Prompts.
• Stripe (Irland / USA): Abonnements und Rechnungen. Kartendaten gehen an Stripe und gelangen nie zu Miross.

Marktplätze wie Amazon oder Leroy Merlin sind keine Dienstleister von uns: Es sind Konten, die Sie bereits besitzen, und Miross kommuniziert in Ihrem Namen mit ihnen. Dasselbe gilt für die Shops und Werkzeuge, die Sie verbinden, etwa Shopify, WooCommerce, Sendcloud oder Holded.

Speicherort und Datenübermittlung in Drittländer

Datenbank, Anhänge und Backups befinden sich in Deutschland, und KI-Anfragen werden ausschließlich innerhalb der EU entschlüsselt und verarbeitet. Einige der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder speichern dort Daten: Resend für E-Mails der Relay-Kanäle (Amazon, bol.com und TikTok Shop), E-Mails an Chat-Besucher und Konto-E-Mails, Stripe für die Abrechnung, OpenRouter für die Daten des Miross-Kontos (keine Nachrichteninhalte); die optionalen Proxy-Anbieter von Unipile sitzen in den USA und in Singapur. Soweit personenbezogene Daten dorthin gelangen, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, bei zertifizierten Anbietern, auf das EU-US Data Privacy Framework: bei Resend auf beides, bei OpenRouter auf die Standardvertragsklauseln (Modul 2) seines öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wie lange wir die Daten aufbewahren

• Workspace-Daten: solange der Workspace besteht. Löscht ein Admin einen Workspace, endet der Zugriff sofort, und alle Inhalte werden nach einer Karenzzeit von 7 Tagen endgültig gelöscht.
• Aufzeichnungen zu Relay-E-Mails: Zu jeder E-Mail, die Sie über einen Relay-Kanal (Amazon, bol.com oder TikTok Shop) erreicht, speichern wir Absender, Betreff und Zustellstatus; dieser Eintrag wird 90 Tage nach Eingang der E-Mail gelöscht, sobald sie verarbeitet ist. Die Nachricht eines Käufers bleibt in ihrer Konversation; eine E-Mail des Marktplatzes selbst, etwa eine Adressbestätigung, wird nie zur Konversation, und ihr Text wird nur dann bei Resend abgerufen, wenn ein Admin sie in den Einstellungen des Kanals öffnet.
• Besucher des Live-Chats: Der Eintrag eines Besuchers (Name, E-Mail, gehashtes Browser-Token und gehashte IP-Adresse, letzter Besuch) wird 90 Tage nach seinem letzten Besuch gelöscht; seine Konversationen werden wie jeder andere Vorgang aufbewahrt.
• Backups: Nächtliche Backups der Datenbank und der gespeicherten Dateien werden nach 30 Tagen gelöscht. Unser Hosting-Anbieter bewahrt zusätzlich 7 Tage lang ein tägliches Abbild des gesamten Servers auf, ebenfalls in Deutschland; gelöschte Daten können daher im ungünstigsten Fall bis zu 37 Tage in Backups verbleiben.
• Ihr Konto: bis Sie es löschen, was Sie selbst in der App tun können. Der geheime Schlüssel der Zwei-Schritt-Verifizierung und die Wiederherstellungscodes werden gelöscht, sobald Sie die Verifizierung ausschalten oder das Konto löschen.
• Sicherheitsprotokolle: Eine Sitzung endet nach 7 Tagen ohne Nutzung, spätestens nach 30 Tagen oder wenn Sie sich abmelden. Der Anmeldeverlauf (mit IP-Adresse und Browser) und das Audit-Log werden 25 Monate aufbewahrt und dann gelöscht. Wenn Sie Ihr Konto löschen, wird sein Anmeldeverlauf sofort gelöscht; Einträge im Audit-Log bleiben nach dem Löschen eines Kontos oder Workspaces ohne Verknüpfung damit bestehen, bis ihre 25 Monate abgelaufen sind.
• KI-Nutzungszähler: 25 Monate oder bis zur Löschung des Workspaces, falls diese früher erfolgt.
• Mike: Ein Chat mit seinen Nachrichten, Karten, Dateien und E-Mails wird 12 Monate nach seiner letzten Nachricht gelöscht, oder früher, wenn der Workspace erledigte Konversationen früher löscht; ein Chat, dessen geplante Aufgabe noch eingeschaltet ist, bleibt erhalten. Was er zum Antworten nachgeschlagen hat, wird bis zu seiner nächsten Antwort in diesem Chat aufbewahrt, höchstens 24 Stunden. Der Text einer von ihm gesendeten E-Mail wird 180 Tage aufbewahrt. Geplante Aufgaben und das, was er sich merken sollte, bleiben, bis jemand sie löscht.
• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: solange das Steuerrecht es verlangt.
• Wartelisteneinträge: bleiben gespeichert, bis wir sie von Hand löschen; automatisch löscht sie nichts. Sie können uns jederzeit bitten, Ihren Eintrag zu entfernen, indem Sie an privacy@miross.io schreiben.

Cookies

Die App setzt ein einziges Cookie: das Ihrer Sitzung. Es ist technisch notwendig, HttpOnly und wird nie zum Tracking verwendet. Diese Website setzt überhaupt keine Cookies: Besuche werden mit Umami gezählt, einem Open-Source-Analysetool, das wir auf unserem eigenen Server in Deutschland betreiben. Es speichert die besuchte Seite, die Herkunft, den Browser und das Land – und nichts, was Sie identifiziert: keine IP-Adresse, kein Cookie, keinen Fingerabdruck; außerdem respektiert es das Do-Not-Track-Signal Ihres Browsers. Deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner. Auch das Live-Chat-Widget im Shop eines Händlers setzt keine Cookies und nutzt keine Tracker: Es speichert nur ein Besucher-Token im lokalen Speicher des Browsers.

Ihre Rechte

Sie können von uns Auskunft über Ihre Daten verlangen, ihre Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung ihrer Verarbeitung, Widerspruch gegen ihre Verwendung oder ihre Herausgabe in einem übertragbaren Format. Workspace-Admins können einen ganzen Workspace selbst in den Einstellungen exportieren oder löschen. Schreiben Sie an privacy@miross.io; wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten falsch behandelt haben, können Sie sich bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren; in Spanien ist das die AEPD (aepd.es) (oder Ihre nationale Aufsichtsbehörde, in Deutschland die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes).

Wenn Sie Kunde eines Händlers sind, der Miross nutzt, oder über dessen Miross-Widget mit einem Shop gechattet haben, ist dieser Händler für Ihre Daten verantwortlich. Wenden Sie sich zuerst an ihn; wir unterstützen ihn bei der Antwort.

Sicherheit

Jeder Datensatz gehört zu genau einem Workspace, und jede Anfrage wird gegen die Mitgliedschaft geprüft; automatisierte Tests lassen ein Release scheitern, wenn ein Workspace die Daten eines anderen sehen kann. Verbindungen sind bei der Übertragung verschlüsselt, Zugangsdaten bei der Speicherung. Die Details stehen auf der Sicherheitsseite.

Änderungen

Wenn wir diese Erklärung in wesentlichen Punkten ändern, informieren wir Kontoinhaber per E-Mail, bevor die Änderung wirksam wird. Das Datum oben zeigt immer die aktuelle Fassung.