Accord de traitement des données

Champ d’application et rôles

Cet accord fait partie des Conditions générales d’utilisation et s’applique automatiquement à chaque espace de travail. Vous (le client) êtes le responsable du traitement des données personnelles contenues dans les conversations que vous apportez dans Miross. Miross, c’est-à-dire MIROSS LABS, S.L. (NIF B05706981), Calle Isabel Colbrand 6, Piso 2, 28050 Madrid, Espagne, est votre sous-traitant.

Ce qui est traité

• Objet et durée : la fourniture du service de helpdesk, tant que votre espace de travail existe.
• Nature et finalité : importer, stocker, afficher, rechercher, traduire et envoyer des messages de service client, et exécuter les actions que vous demandez.
• Personnes concernées : vos clients et les autres personnes qui vous écrivent, y compris les visiteurs qui utilisent le widget de chat de votre boutique, ainsi que les membres de votre équipe.
• Types de données : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et identifiants, adresses postales lorsqu’elles figurent dans les messages, données de commande (numéro de commande, articles, prix, statut, ville et pays de livraison, suivi), contenu des messages et pièces jointes ; pour les visiteurs du chat, également un jeton de navigateur et l’adresse IP, tous deux uniquement sous forme hachée, et l’heure de leur dernière visite.
• Catégories particulières : Miross n’est pas conçu pour elles ; ne l’utilisez pas pour les collecter.

Nos obligations

• Nous ne traitons les données que sur vos instructions documentées, à savoir ces conditions et ce que vous faites dans le produit, sauf si la loi l’exige autrement ; dans ce cas, nous vous en informons au préalable lorsque nous y sommes autorisés.
• Toute personne ayant accès aux données est tenue à la confidentialité.
• Nous appliquons les mesures de sécurité décrites ci-dessous.
• Nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes concernées, ainsi que pour les analyses d’impact et les consultations des autorités, dans la mesure où notre rôle le permet.
• Nous vous informons si nous estimons qu’une instruction enfreint la législation sur la protection des données.

Mesures de sécurité

• Séparation stricte entre les espaces de travail, appliquée à chaque requête et vérifiée par des tests automatisés avant chaque mise en production.
• Chiffrement en transit (TLS) et chiffrement au repos des identifiants de connexion (AES-256-GCM). Mots de passe stockés sous forme de hachages Argon2id ; jetons de session stockés hachés.
• Validation en deux étapes (TOTP, avec codes de récupération à usage unique) pour chaque compte ; les espaces de travail Scale peuvent l’imposer à tous leurs membres.
• Accès par rôles au sein d’un espace de travail et journal d’audit en ajout seul.
• Protection contre la falsification de requêtes et contre l’utilisation du service pour atteindre des réseaux internes.
• Sauvegardes nocturnes de la base de données conservées 30 jours, image quotidienne du serveur conservée 7 jours, et restaurations testées.
• Surveillance de l’état de l’application, du processus d’arrière-plan et de chaque connexion.

Sous-traitants ultérieurs

Vous donnez votre autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs ci-dessous. Nous annoncerons tout nouveau sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l’avance sur cette page et par e-mail aux administrateurs de l’espace de travail ; vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données et, si nous ne parvenons pas à résoudre la situation, vous pouvez mettre fin au service. Nous imposons à chacun les mêmes obligations en matière de protection des données et restons responsables de leurs actes.

Cette liste a été modifiée pour la dernière fois le 29 septembre 2026 : Microsoft Azure (UE) rejoint les fournisseurs de modèles vers lesquels OpenRouter achemine les requêtes, pour les résumés de dossiers. La modification précédente, le 28 septembre 2026, a confié aussi à Resend les e-mails des canaux bol.com et TikTok Shop et les e-mails aux visiteurs du chat.

• Hetzner Online (Allemagne) : serveurs, base de données et sauvegardes, à Nuremberg. C’est ici qu’est stockée la copie de vos données conservée par Miross.
• Resend (États-Unis) : e-mails des canaux relais (Amazon, bol.com et TikTok Shop), e-mails aux visiteurs du chat (réponses manquées, transcriptions) et e-mails de compte (invitations, réinitialisations de mot de passe, alertes), dans le cadre des clauses contractuelles types (CCT) et du Cadre de protection des données UE–États-Unis. Resend conserve aux États-Unis le contenu des messages, les journaux et les données des webhooks jusqu’à 30 jours.
• Unipile (France, hébergé chez Scaleway) : maintient la connexion aux boîtes mail et aux comptes de messagerie que vous reliez. Les messages et médias WhatsApp et LinkedIn, messages vocaux compris, sont stockés chez Unipile jusqu’à la suppression du compte connecté ; pour les boîtes IMAP et Microsoft, seulement des métadonnées ; pour Gmail, rien. La liste des sous-traitants d’Unipile comprend des fournisseurs de proxy optionnels aux États-Unis et à Singapour. Supprimer une connexion ou l’espace de travail supprime aussi le compte chez Unipile.
• OpenRouter, Inc. (New York, États-Unis), avec traitement dans l’UE : achemine les requêtes d’IA (traduction, résumés, brouillons, suggestions, Formalize, transcription des messages vocaux, lecture d’images et de documents, et Mike, l’assistant) via son point d’accès européen, eu.openrouter.ai, où elles sont déchiffrées et traitées uniquement dans l’UE. Il ne reçoit que le texte épuré des messages concernés (pour les messages vocaux et les images, le fichier ; pour un PDF ou un document Word, seulement le texte que nous extrayons sur notre propre serveur), et seulement lorsque l’IA est activée : elle l’est par défaut, et un interrupteur par espace de travail la coupe. Pour Mike, il reçoit la question, le texte des fichiers joints à la conversation et ce qu’il consulte dans l’espace de travail pour répondre, et seulement lorsque Mike est activé. Mécanisme de transfert : clauses contractuelles types (module 2) selon le DPA public d’OpenRouter. Les données de facturation, de compte et d’authentification, les journaux de sécurité et les métadonnées de lutte contre les abus d’OpenRouter peuvent rester hors de l’UE ; elles concernent le compte de Miross chez OpenRouter, pas le contenu des messages.
• Fournisseurs de modèles vers lesquels OpenRouter achemine les requêtes, tous opérant dans l’UE : Mistral AI (France), Amazon Web Services (Irlande), Google Cloud (UE) et Microsoft Azure (UE, pour les résumés de dossiers et Mike). Ils sont tenus de ne conserver aucune donnée (zéro conservation, hors mise en cache en mémoire) et n’entraînent jamais de modèles sur les prompts.
• Stripe (Irlande / États-Unis) : abonnements et factures. Les données de carte bancaire vont à Stripe et ne parviennent jamais à Miross.

Transferts internationaux

Les données sont stockées en Allemagne, et les requêtes d’IA sont déchiffrées et traitées uniquement dans l’UE. Lorsqu’un sous-traitant ultérieur reçoit des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen, le transfert repose sur une décision d’adéquation (y compris le Cadre de protection des données UE–États-Unis) ou sur les clauses contractuelles types (CCT) : Resend, qui traite aux États-Unis les e-mails des canaux relais (Amazon, bol.com et TikTok Shop), les e-mails aux visiteurs du chat et les e-mails de compte, sur les deux ; OpenRouter, pour les données du compte de Miross, sur les clauses contractuelles types (module 2) de son DPA public.

Violations de données personnelles

Si nous avons connaissance d’une violation affectant vos données, nous en informons les administrateurs de l’espace de travail dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, sous 72 heures, en précisant ce que nous savons de sa nature, des données et des personnes concernées, de ses conséquences probables et des mesures que nous prenons.

Restitution et suppression

Vous pouvez exporter votre espace de travail à tout moment. Lorsque vous le supprimez, ou que l’accord prend fin, nous effaçons ses données après un délai de grâce de 7 jours. Les sauvegardes qui les contiennent sont supprimées dans les 30 jours suivants, et dans les 37 jours dans le pire des cas.

Au-delà, nous ne conservons que ce que la loi nous oblige à conserver, ainsi que notre journal d’audit de sécurité : il consigne qui a fait quoi et quand, avec les adresses IP mais jamais le contenu des messages, et ses entrées sont conservées 25 mois, sans plus être rattachées à l’espace de travail, puis supprimées.

Certaines données disparaissent plus tôt, pendant la vie de l’espace de travail : la trace de chaque e-mail relayé par le canal Amazon, bol.com ou TikTok Shop (expéditeur, objet et état de remise) est supprimée 90 jours après son arrivée, une fois l’e-mail traité ; la fiche d’un visiteur du chat, 90 jours après sa dernière visite, ses conversations suivant la conservation habituelle des dossiers ; et les compteurs d’utilisation de l’IA (tokens, jamais le contenu) au bout de 25 mois.

Audits

Sur demande, nous fournissons les informations nécessaires pour démontrer notre conformité à cet accord. Si cela ne suffit pas, vous pouvez réaliser un audit une fois par an, avec un préavis de 30 jours, pendant les heures ouvrées, à vos frais et sans accès aux données d’autres clients. Demandes : privacy@miross.io.

Responsabilité et prévalence

Les dispositions relatives à la responsabilité des Conditions générales d’utilisation s’appliquent à cet accord. En cas de conflit entre cet accord et les Conditions en matière de protection des données, cet accord prévaut.